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5 ferramentas para auxiliar na sua produtividade

Quando a gente empreende cada minuto do dia é precioso. São tantas coisas para resolver, muitas vezes sozinha, que se não tiver um planejamento definido você entra em uma bola de neve sem fim e as coisas vão se atropelando pelo caminho. Daí vem aquela sensação de que você trabalha, trabalha mas não faz nada de produtivo. Pois é, todo mundo passa por isso, até mesmo os mais organizados (como a Guid) tem os seus dias de procrastinação.

Eu também sou dessas, se não tiver um plano do que fazer no dia vou embolando uma coisa na outra e acabo não terminando nada do que comecei. Por isso, utilizo algumas ferramentas que ajudam a me manter nos trilhos e otimizar o meu dia. Vou listar aqui embaixo 5 ferramentas que funcionam muito bem para mim:

1. Google Agenda:

Apesar de eu ser uma pessoa à moda antiga que anota tudo numa agenda física, o Google Agenda é uma ferramenta imprescindível. Nela, além de anotar os compromissos e reuniões, você pode dividir as tarefas do seu dia por horário. Na minha agenda física costumo ir anotando tudo o que preciso fazer no dia seguinte, sem pensar em quanto tempo cada tarefa vai demandar, daí quando chega o final do dia e percebo que não fiz a metade daquilo que precisava vem aquela frustração por não ter trabalhado o suficiente. Mas o fato é que não é que eu tenha trabalhado pouco, eu apenas não soube dividir o meu tempo direito. Então, a dica de ouro é: comece a perceber quanto tempo você leva para executar cada ação. Também não esqueça de colocar o tempo necessário para se deslocar de um lugar a outro quando precisar de locomover, o horário que você vai almoçar, que vai na academia, no mercado… A gente só sabe falar que não tem tempo pra nada, mas nunca paramos para contabilizar o nosso tempo. Não adianta querer fazer mil coisas num dia se não existe tempo hábil para isso. A Guid é uma das pessoas que conheço que utiliza muito bem o Google Agenda anotando ali tudinho. Ah Kelly, mas dá trabalho parar SÓ para fazer isso e planejar um dia inteiro, do início ao fim. Sim, dá. Mas é melhor gastar uma horinha do seu dia fazendo isso do que várias horas na semana pensando por onde vai começar. E o melhor de tudo é que essa ferramenta é gratuita, pode ser sincronizada com a agenda do seu celular e você pode estabelecer quanto tempo antes do início de cada tarefa vai receber uma notificação.

2. Trello:

O Trello é mais uma ferramenta grátis que vai te auxiliar na execução das tarefas do dia a dia. A função dele é gerenciar projetos, sejam eles individuais ou em equipes. Eu utilizo o Trello há bastante tempo e, além de usar para o trabalho ele também foi muito importante para a organização do meu casamento. Trata-se de uma ferramenta dinâmica em que você monta as listas de tarefas de acordo com a sua necessidade. Em cada tarefa você pode adicionar outras pessoas que estão trabalhando com você, criar check lists, colocar dead line, anexar arquivos, inserir imagens, adicionar links… O Trello é composto por diferentes quadros, em cada quadro você pode criar listas e dentro de cada lista criar cartões com as tarefas a serem executadas. Ah, e ele também possui integração com o Google Agenda, assim quando você insere uma data para a entrega da atividade ela vai automaticamente para a sua agenda e assim você fica com tudo sincronizado.

3. Canva:

Nessa vida de empreendedor raiz geralmente você é todos os departamentos da sua empresa. Do financeiro ao marketing. E como não é sempre que existe verba disponível para contratar um profissional qualificado para desenvolver alguns materiais mais básicos, você tem que dar o seu jeito. É aí que o Canva vem para te ajudar. Nele você pode criar layouts de maneira simplificada ou adaptar algum dos diversos layouts já prontos que eles disponibilizam. A ferramenta é grátis mas alguns layouts ou imagens específicos são cobrados. Uma verdadeira mão na roda. Mas, é importante lembrar também que não são todas as pessoas que tem habilidade para criar materiais gráficos. Se você estiver na dúvida se aquilo que você fez ficou bom ou não manda pra aquele amigo designer e vê se ele aprova. Com o tempo você vai pegando o jeito. Além disso, não utilize a ferramenta para criar a identidade da sua empresa, mas apenas para desdobrar o você já tem em materiais menores. Eu já criei convites, posts de redes sociais, apresentações… Hoje uso o Canva para criar os posts do Instagram. Como sempre deixo as fotos no seu tamanho original, sem corte, insiro elas no Canva e faço o post quadrado com as bordas brancas. Tem vários outros aplicativos que fazem isso também, mas como as fotos que eu posto estão no meu computador e eu utilizo uma ferramenta de agendamento de posts, acaba ficando muito mais prático para mim fazer tudo via computador mesmo.

4. Postgrain:

Então, já contei ali em cima que eu agendo os meus posts no Instagram e para isso utilizo o Postgrain. Existem diversas ferramentas que também oferecem essa função, vai de você testar e ver com qual delas melhor se adapta. O Postgrain é pago e os planos iniciam em R$ 19,90 por mês para gerenciar até 2 perfis. Você pode testar gratuitamente para ver se faz sentido utilizar esse tipo de recurso. Para mim funciona muito bem pois gerencio 4 contas de Instagram e gosto de manter uma periodicidade nas publicações. Geralmente, no início da semana, separo as imagens e faço os agendamentos, ficando assim tranquila para realizar outras atividades durante a semana. Além do post no feed você também pode agendar stories, enviar e receber as mensagens diretas, entre outras funções. Testa lá e me conta se gostou.

5. Guia Bolso:

Eita que não dá pra perder o controle do suado dinheirinho, não é mesmo? Ainda mais quando não se tem uma renda fixa mensal. Para manter a sua saúde financeira em dia eu recomendo o Guia Bolso, um app de gerenciamento financeiro que te mostra quanto e como você gasta seu dinheiro durante o mês. Sabe quando você fica passando vários R$ 10,00 no débito achando que está gastando pouco e quando vê lá se foram quase R$ 1000,00? 😱 O Guia Bolso já sincroniza com a sua conta bancária para que você nem precise perder tempo anotando tudo o que gastou. Ele te apresenta gráficos, mostra o quanto gastou com cada tipo de serviço no mês e oferece dicas para que o seu dinheiro renda mais. É muito importante estar sempre atento à sua situação financeira para que possa viver bem, pagar os boletos em dia e saber quanto pode investir no seu negócio.

 

Eu sei que existe mais uma infinidade de aplicativos e ferramentas que nos auxiliam a poupar tempo no dia a dia. Listei aqui apenas 5 dos meus preferidos mas te convido a compartilhar com a gente outras dicas aqui nos comentários de facilitadores que podem ajudar a termos dias mais produtivos – e noites mais tranquilas, porque né, nada como deitar a cabeça no travesseiro sabendo que tudo está sob controle e que amanhã vai ser mais um dia que promete render muito.

Kelly Gequelim

Kelly Gequelim

Fotógrafa, publicitária, empreendedora, especialista em comunicação digital e apaixonada por histórias e pessoas. Acredito na colaboração, na conexão e nos novos modelos de trabalho. Juntos podemos construir a mudança que queremos no mundo. Juntos vamos sempre mais longe.

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